Projekt Campusmanagement
Grafische Darstellung von einer Frau am Computer, die Felder bearbeitet

Projekt Campusmanagement

Sich für ein Studium bewerben, zu Lehrveranstaltungen anmelden, Prüfungsergebnisse erfassen, Statistiken erstellen, neue Studiengänge einrichten – die Anforderungen an das Campusmanagement einer großen Universität wie der RUB sind enorm.

Inhalt

Die Verwaltung von Bewerbungen, Studierenden, Lehrveranstaltungen und Prüfungen wird in einem umfangreichen Projekt von 2023 bis 2030 erneuert.

Die Abläufe und die beteiligten IT-Systeme sollen künftig

  • für die Nutzer*innen leicht verständlich und nachvollziehbar,
  • im technischen Betrieb einfach und risikoarm,
  • anschlussfähig an die nationale und europäische Verwaltungsdigitalisierung insgesamt sowie
  • langfristig verfügbar und stets in Weiterentwicklung sein.

Wir erneuern das Campusmanagement in vier klar definierten Etappen:

Meilensteine

12/2024: Bewerbung und Immatrikulation 1.0 (erreicht)

Sommersemester-Studiengänge im 1. Fachsemester

Masterbewerbungen prüfen (Fakultäten, Zentrale wissenschaftliche Einheiten)

06-08/2025: Bewerbung und Immatrikulation 2.0 (erreicht)

Alle Studiengänge *) im 1. und höheren Fachsemester

*) ausstehende Aufgaben noch zu planen

12/2026: Studierenden- und Gebührenmanagement

Semesterbeiträge, Rückmeldung, Beurlaubung, Bescheinigungen, Statistik, Berechtigungen in Drittsystemen wie E-Learning und Bibliotheksressourcen u.a.m.

12/2028: Doktorand:innenmanagement

Registrierung als Doktorand:in, Betreuung, Promotionsverfahren, Statistik

06/2030: Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement

Semesterplanung, Anmeldung und Zulassung zu Lehrveranstaltungen und Prüfungen, Abschlussdokumente, Statistik

Grafische Darstellung von einem Mann und einer Frau, die an Check-Häkchen arbeiten, die wie Blumen zwischen ihnen wachsen

Bewerbung, Zulassung und Einschreibung

Wir haben bereits begonnen, Studienbewerbung und Einschreibung umzustellen, damit Studieninteressierte bei Ihrer Bewerbung oder Ihrem Antrag auf Immatrikulation passgenau die Informationen und Dokumente liefern, welche die Sachbearbeitung benötigt und die den Studiengangsverantwortlichen eine Einschätzung der Vorqualifikationen erlauben.

Gerade in Zeiten abnehmender Studierendenzahlen, einer stärkeren Ausrichtung auf internationale Studierende und enger werdender Budgets ist es wichtig, dass diese Abläufe nutzer*innenfreundlich sind.

Das neue RUB-Bewerbungsportal für das Studium ist seit Dezember 2024 online und deckt bereits die meisten Bewerbungsgruppen ab.

Was ist wichtig?

Bewerbergruppen, die noch nicht im neuen RUB-Bewerbungsportal abgebildet sind – darunter Wechsler*innen in höhere Fachsemester oder Bewerber*innen auf internationale Masterstudiengänge – kommen bald hinzu. Diese erste Etappe endet nach dem Sommer 2025.

Schließlich schließen wir uns nationalen und internationalen Digitalisierungsinitiativen an: Künftig sollen sich alle Bewerber*innen mit der BundID identifizieren können. Wir werden digitale Abiturzeugnisse entgegennehmen, die automatisch geprüft und deren Daten direkt ins System übernommen werden. Analoge Dienste für Bachelorabschlüsse werden folgen.

Herausforderungen

  • Während der Umstellung laufen alte und neue Systeme parallel: Das gesamte Studium nach der Immatrikulation noch wird von den alten Systemen unterstützt. Die Daten der neu eingeschriebenen Studierenden müssen in diesen zur Verfügung stehen, denn sie werden sie noch einige Jahre lang für ihre Rückmeldungen, ihre Studienbescheinigungen, ihre Lehrveranstaltungsanmeldungen und ihre Prüfungsergebnisse nutzen.
Wie gehen wir vor?

In Gesprächen, Workshops und anderen Formaten erkunden wir die Abläufe in der Verwaltung und in den Fakultäten, insbesondere auch die heterogenen Arbeitsweisen in den Fakultäten bei der Einschätzung von Masterbewerbungen.

Parallel entwickeln wir Konzepte und Umsetzungsmöglichkeiten in der Software und lernen diese immer besser kennen. Schließlich nutzen wir die erste Etappe, um das agile Framework nach Scrum als Struktur für unsere Arbeit zu etablieren.

Herausforderungen

  • Konzepte und Lösungsoptionen müssen stets ausgehandelt werden zwischen dem Wunsch, unterschiedliche Prozessvarianten möglichst gut zu unterstützen, und der Notwendigkeit, die Varianz überschaubar zu halten. Denn eine zu große Varianz ist ein Hindernis für gute Beratung, guten Support und agile Weiterentwicklung.

Die erste Bewerbungskampagne im neuen Portal zum Sommersemester 2025 hat das Projektteam in laufender Kommunikation mit den Nutzer*innen begleitet. Vertiefte Erklärungen und schnelle Nachbesserungen waren erforderlich. Alle Erfahrungen evaluieren wir mit einem Methodenmix aus Gruppendiskussionen, Befragungen und Inhaltsanalysen des Supportverlaufs.

Erfolge

  • Deutlich ist bereits: Bewerber*innen arbeiten mit dem neuen RUB-Bewerbungsportal besser als mit früheren Systemen.
Grafische Darstellung einer jungen Frau, die ein Häkchen zu einer großen, teils abgehakten To Do-Liste trägt

Studierenden- und Gebühren-Management

Von Mitte 2025 bis Ende 2026 erneuern wir das Studierenden- und Gebührenmanagement, darunter die Rückmeldung, Online-Anträge für Studierende oder das Management der Semesterbeiträge und anderer Zahlungen.

Was ist wichtig?

Der Studierendenstatus ist Voraussetzung für das Studium, für Prüfungen, den Zugriff auf digitale Ressourcen etwa des E-Learnings, aber auch für BAföG-Bezug und für Vergünstigungen außerhalb des Hochschulsystems.

Im Hintergrund steht ein komplexes System von Daten, Prozessen und Schnittstellen. Dabei wird eine große Vielfalt von Studierendenstatus abgebildet, die in den vergangenen Jahrzehnten im Hochschulsystem entstanden sind und deren Management nun effizienter werden soll.

Die Übernahme vieler Altdaten ist eine Herausforderung, ebenso die Archivierung und der Ersatz von RUB-Sonderwegen, die inzwischen nicht mehr sinnvoll sind.

Das Umfeld, mit dem das Studierendenmanagement vernetzt ist, ist selbst stark in Bewegung: Parallel zum Studierendenmanagement wird das sogenannte Identitätsmanagement der RUB modernisiert, dass allen Hochschulmitgliedern die RUB-LoginID bereitstellt und Zugriffe auf zahlreiche Systeme und Dienstleistungen steuert.

Mit anderen Hochschulen, aber auch anderen Behörden werden wir – in einem strengen rechtlichen Rahmen – Studierendendaten austauschen, die Standards dafür entstehen gerade als Teil der deutschen Verwaltungsdigitalisierung insgesamt.

Internationale Hochschulzusammenarbeit wird intensiver und stärker digital, mit den internationalen Partneruniversitäten werden wird Daten von Austausch- und gemeinsamen Studierenden teilen.

Schließlich hat auch diese Projektetappe zunächst ein „vorläufiges“ Ergebnis: Die Daten der Studierenden müssen den Altsystemen der Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung wie Campus, FlexNow oder Medidek, unverändert zur Verfügung stehen, denn diese werden erst in der nachfolgenden dritten Projektphase abgelöst.

Wie gehen wir vor?

In dieser Projektphase stehen Datenflüsse im Vordergrund, also Arbeit tief in den Datenbanken und Schnittstellen, verbunden mit intensiven Abstimmungen mit den jeweiligen Systemverantwortlichen.

Prozessoptimierungen betreffen insbesondere das Management von Semesterbeiträgen und Gebühren, das aktuell noch viele manuelle Eingriffe erfordert. Sie werden gemeinsam mit den beteiligten Verwaltungseinheiten und den Partnern der RUB entwickelt.

Für Studierende entstehen – neben den gewohnten Dokumenten und Dienstleistungen – Online-Anträge für zahlreiche Anliegen und ein E-Payment. Ergebnisse ihrer Tests werden in die Gestaltung einfließen.

Grafische Darstellung von einem Mann, der vor vielen Dokument-Icons steht, die teils mit Linien verbunden sind

Prozesse, Regelwerke, Organisation (Teilprojekt PRO)

Parallel zu den beiden oben genannten Etappen entwickeln wir in einem eigenen Teilprojekt PRO die Prozesse, Regeln und Organisation (PRO) des Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagements weiter, um die vierte und letzte Etappe vorzubereiten.

Was ist wichtig?

Die Einführung eines neuen Campusmanagementsystems ist weit mehr als nur ein IT-Projekt – es ist ein umfassendes Organisationsentwicklungsprojekt. Das Teilprojekt Prozesse, Regelwerke und Organisation (PRO) legt den Grundstein für die effiziente und reibungslose Abbildung des Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagements im neuen Campusmanagementsystem.

An der RUB gibt es derzeit etwa 220 verschiedene Studiengänge, für die rund 400 Prüfungsordnungsversionen existieren. Das Management der Lehrveranstaltungen und Prüfungen verteilt sich auf vier große Systeme, zahlreiche kleinere Anwendungen und viele Schnittstellen, die viele Personengruppen für unterschiedliche Aufgaben nutzen.

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement an der RUB liegt in der Vereinfachung des Gesamtsystems. Dies erreichen wir durch die Reduktion der Komplexität auf den Ebenen Prozesse, Regelwerke und Organisation.

Durch die Harmonisierung und Verschlankung der Prozesse im Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement schaffen wir die Basis für eine medienbruchfreie Abbildung im neuen System.

Bei den Regelwerken spielen die Prüfungsordnungen eine zentrale Rolle. Unser Ziel ist es, die Prüfungsordnungen an der RUB z.B. durch einheitliche Formulierungen bei gleichen Regelungsbeständen zu harmonisieren und verbindliche Prozesse zur Einführung zu etablieren.

Die RUB ist mit 21 Fakultäten und weiteren Einrichtungen geprägt von einer dezentralen Organisationsstruktur. Ein Ziel ist es, die Kommunikation und Vernetzung der dezentralen Organisationslandschaft zu unterstützen.

Wie gehen wir vor?

Im Mittelpunkt steht die Sammlung der Perspektiven aller beteiligten Nutzer*innengruppen, darunter Beschäftigte in den Prüfungsämtern, Studienfachberatungen, Lehrende und Studierende. Die Expertise und Erfahrungen dieser Gruppen sind entscheidend, um sicherzustellen, dass bei der Umstellung auf das neue Campusmanagementsystem keine wichtigen Schritte oder Prozesse übersehen werden.

Im ersten Halbjahr 2025 standen deshalb Erstkontakte und Auftaktworkshops, in denen wir gemeinsam mit den verschiedenen Nutzer*innengruppen die Stärken und Schwächen des aktuellen Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagements analysiert haben, im Vordergrund.

Im weiteren Projektverlauf werden wir auf Grundlage der Ergebnisse und Erkenntnisse themenspezifische Workshops und Feedbackrunden mit den Nutzer*innengruppen etablieren.

Ziel ist es, gemeinsam Prozesse zu erarbeiten, auf deren Basis zukünftig das Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement an der RUB effizient und benutzerfreundlich gestaltet werden kann.

Die konkreten Schritte über 2025 hinaus werden maßgeblich von der beschriebenen umfassenden Analyse im Jahr 2025 abhängen, bei der die Nutzer*innengruppen aktiv beteiligt werden.

Sie wollen mitwirken, haben Ideen, Hinweise, Fragen oder wollen uns Feedback geben? Gerne, kontaktieren Sie uns!

Grafische Darstellung von einem MAnn und einer Frau, die gemeinsam an einem Stehtisch an einerm Laptop arbeiten

Lehrveranstaltungs- und Prüfungs-Management

Die abschließende und umfangreichste Aufgaben wird sein, von 2027 an das neue System für das Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement einzurichten.

Was ist wichtig?

Zu Systemen, Anwendungen und Schnittstellen tritt die Dynamik des Lehr- und Prüfungangebots, denn die laufende Weiterentwicklung der Studiengänge, der Lehre und der Prüfungen sind Anspruch der RUB. Kleinere Studienangebote, virtuelle Mobilität und Micro-Credentials werden an Bedeutung gewinnen. Diese Komplexität und Dynamik muss ein künftiges Campusmanagement effizient und stabil bewältigen können.

Vernetzung und damit Schnittstellen sind auch hier wichtig, sei es das Zusammenwirken mit Digitallehre und ePrüfungen, seien es internationale Beziehungen zu Partnerhochschulen, in Joint Degrees oder zu den Heimat- oder Gasthochschulen von Austauschstudierende.

Wie gehen wir vor?

Die Vorbereitung dieser Projektetappe im Teilprojekt Prozesse, Regeln, Organisation (PRO) ist kritisch für den Erfolg. Die intensiven Arbeitsbeziehungen zu den Studiengangsverantwortlichen, den dezentralen Verwaltungseinheiten und zu Studierenden, die dort entstehen, werden auch in der Umsetzung fortgeführt. Zu klären ist unter anderem, wie der Übergang ins neue System strukturiert wird, d.h. ob Studiengänge etappenweise ins neue System wechseln, und wenn ja, welche dies sein werden.

So arbeiten wir in diesem Projekt

Um zu guten Ergebnisse zu kommen und gleichzeitig den Zeitplan zu halten, kombinieren wir den Dialog mit denjenigen, die an den Abläufen beteiligt sind, typischerweise vor der Konzeptentwicklung und für Tests und Feedback, und agile Methoden in der Umsetzung, insbesondere das agile Framework nach Scrum.

„Wir“ sind ein Projektteam aus dem Digital Office, den Dezernaten Hochschulentwicklung und Strategie sowie Studium und Internationales und von IT.SERVICES.

Wie wirkt der Campus am Projekt mit?

  • Das Rektorat hat das Projekt auf den Weg gebracht und steuert es, vertreten durch die Prorektorin für Lehre.
  • Sie wird beraten durch eine Lenkungsgruppe aus den Leitungen der beteiligten Verwaltungs- und Betriebseinheiten sowie zwei Dekaninnen.
  • Fast alle Perspektiven auf dem Campus sind in der Resonanzgruppe vertreten. Sie beleuchtet Ziele und Veränderungen von allen Seiten, damit die Ergebnisse des Projekts breite Akzeptanz finden.
  • Laufender Bestandteil der Projektarbeit sind Einzelgespräche, Workshops, Tests und Feedbackgespräche mit den Nutzer*innengruppen.

Nehmen Sie gern Kontakt auf zu den genannten Ansprechpartner*innen für das Gesamtprojekt oder das Teilprojekt Prozesse, Regeln, Organisation (PRO).

Team & Kontakt

Team Prozesse, Regelwerke, Organisation (PRO)
Team Prozesse, Regelwerke, Organisation (PRO)
Das Foto zeigt das Projektteam Prozesse, Regelwerke, Organisation
Das Team Prozesse, Regelwerke, Organisation (v.l.): Veronika Schmideder, Jenni Pätsch und Sarah Schäfer
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