Projekt Campusmanagement

Bewerbergruppen, die noch nicht im neuen RUB-Bewerbungsportal abgebildet sind – darunter Wechsler*innen in höhere Fachsemester oder Bewerber*innen auf internationale Masterstudiengänge – kommen bald hinzu. Diese erste Etappe endet nach dem Sommer 2025.

Schließlich schließen wir uns nationalen und internationalen Digitalisierungsinitiativen an: Künftig sollen sich alle Bewerber*innen mit der BundID identifizieren können. Wir werden digitale Abiturzeugnisse entgegennehmen, die automatisch geprüft und deren Daten direkt ins System übernommen werden. Analoge Dienste für Bachelorabschlüsse werden folgen.

Herausforderungen

• Während der Umstellung laufen alte und neue Systeme parallel: Das gesamte Studium nach der Immatrikulation noch wird von den alten Systemen unterstützt. Die Daten der neu eingeschriebenen Studierenden müssen in diesen zur Verfügung stehen, denn sie werden sie noch einige Jahre lang für ihre Rückmeldungen, ihre Studienbescheinigungen, ihre Lehrveranstaltungsanmeldungen und ihre Prüfungsergebnisse nutzen.

In Gesprächen, Workshops und anderen Formaten erkunden wir die Abläufe in der Verwaltung und in den Fakultäten, insbesondere auch die heterogenen Arbeitsweisen in den Fakultäten bei der Einschätzung von Masterbewerbungen.

Parallel entwickeln wir Konzepte und Umsetzungsmöglichkeiten in der Software und lernen diese immer besser kennen. Schließlich nutzen wir die erste Etappe, um das agile Framework nach Scrum als Struktur für unsere Arbeit zu etablieren.

Herausforderungen

• Konzepte und Lösungsoptionen müssen stets ausgehandelt werden zwischen dem Wunsch, unterschiedliche Prozessvarianten möglichst gut zu unterstützen, und der Notwendigkeit, die Varianz überschaubar zu halten. Denn eine zu große Varianz ist ein Hindernis für gute Beratung, guten Support und agile Weiterentwicklung.

Die erste Bewerbungskampagne im neuen Portal zum Sommersemester 2025 hat das Projektteam in laufender Kommunikation mit den Nutzer*innen begleitet. Vertiefte Erklärungen und schnelle Nachbesserungen waren erforderlich. Alle Erfahrungen evaluieren wir mit einem Methodenmix aus Gruppendiskussionen, Befragungen und Inhaltsanalysen des Supportverlaufs.

Erfolge

• Deutlich ist bereits: Bewerber*innen arbeiten mit dem neuen RUB-Bewerbungsportal besser als mit früheren Systemen.

Der Studierendenstatus ist Voraussetzung für das Studium, für Prüfungen, den Zugriff auf digitale Ressourcen etwa des E-Learnings, aber auch für BAföG-Bezug und für Vergünstigungen außerhalb des Hochschulsystems.

Im Hintergrund steht ein komplexes System von Daten, Prozessen und Schnittstellen. Dabei wird eine große Vielfalt von Studierendenstatus abgebildet, die in den vergangenen Jahrzehnten im Hochschulsystem entstanden sind und deren Management nun effizienter werden soll.

Die Übernahme vieler Altdaten ist eine Herausforderung, ebenso die Archivierung und der Ersatz von RUB-Sonderwegen, die inzwischen nicht mehr sinnvoll sind.

Das Umfeld, mit dem das Studierendenmanagement vernetzt ist, ist selbst stark in Bewegung: Parallel zum Studierendenmanagement wird das sogenannte Identitätsmanagement der RUB modernisiert, dass allen Hochschulmitgliedern die RUB-LoginID bereitstellt und Zugriffe auf zahlreiche Systeme und Dienstleistungen steuert.

Mit anderen Hochschulen, aber auch anderen Behörden werden wir – in einem strengen rechtlichen Rahmen – Studierendendaten austauschen, die Standards dafür entstehen gerade als Teil der deutschen Verwaltungsdigitalisierung insgesamt.

Internationale Hochschulzusammenarbeit wird intensiver und stärker digital, mit den internationalen Partneruniversitäten werden wird Daten von Austausch- und gemeinsamen Studierenden teilen.

Schließlich hat auch diese Projektetappe zunächst ein „vorläufiges“ Ergebnis: Die Daten der Studierenden müssen den Altsystemen der Lehrveranstaltungs- und Prüfungsverwaltung wie Campus, FlexNow oder Medidek, unverändert zur Verfügung stehen, denn diese werden erst in der nachfolgenden dritten Projektphase abgelöst.

In dieser Projektphase stehen Datenflüsse im Vordergrund, also Arbeit tief in den Datenbanken und Schnittstellen, verbunden mit intensiven Abstimmungen mit den jeweiligen Systemverantwortlichen.

Prozessoptimierungen betreffen insbesondere das Management von Semesterbeiträgen und Gebühren, das aktuell noch viele manuelle Eingriffe erfordert. Sie werden gemeinsam mit den beteiligten Verwaltungseinheiten und den Partnern der RUB entwickelt.

Für Studierende entstehen – neben den gewohnten Dokumenten und Dienstleistungen – Online-Anträge für zahlreiche Anliegen und ein E-Payment. Ergebnisse ihrer Tests werden in die Gestaltung einfließen.

Die Einführung eines neuen Campusmanagementsystems ist weit mehr als nur ein IT-Projekt – es ist ein umfassendes Organisationsentwicklungsprojekt. Das Teilprojekt Prozesse, Regelwerke und Organisation (PRO) legt den Grundstein für die effiziente und reibungslose Abbildung des Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagements im neuen Campusmanagementsystem.

An der RUB gibt es derzeit etwa 220 verschiedene Studiengänge, für die rund 400 Prüfungsordnungsversionen existieren. Das Management der Lehrveranstaltungen und Prüfungen verteilt sich auf vier große Systeme, zahlreiche kleinere Anwendungen und viele Schnittstellen, die viele Personengruppen für unterschiedliche Aufgaben nutzen.

Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement an der RUB liegt in der Vereinfachung des Gesamtsystems. Dies erreichen wir durch die Reduktion der Komplexität auf den Ebenen Prozesse, Regelwerke und Organisation.

Durch die Harmonisierung und Verschlankung der Prozesse im Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement schaffen wir die Basis für eine medienbruchfreie Abbildung im neuen System.

Bei den Regelwerken spielen die Prüfungsordnungen eine zentrale Rolle. Unser Ziel ist es, die Prüfungsordnungen an der RUB z.B. durch einheitliche Formulierungen bei gleichen Regelungsbeständen zu harmonisieren und verbindliche Prozesse zur Einführung zu etablieren.

Die RUB ist mit 21 Fakultäten und weiteren Einrichtungen geprägt von einer dezentralen Organisationsstruktur. Ein Ziel ist es, die Kommunikation und Vernetzung der dezentralen Organisationslandschaft zu unterstützen.

Während zu Projektbeginn im Jahr 2025 Anforderungsanalysen und Workshops mit den verschiedenen Nutzer*innengruppen zu Stärken und Schwächen des aktuellen Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagements im Vordergrund standen, wird es 2026 konkret:

Über das gesamte Jahr hinweg finden Workshops mit Key Usern statt, die sogenannten Prozesswerkstätten. Key User, das sind Mitarbeitende der Fakultäten und weiterer Einrichtungen der RUB, die mit Aufgaben aus dem Prüfungsmanagement, Lehrveranstaltungsmanagement und Studiengangmanagement betraut sind.

Ziel der Prozesswerkstätten ist es, Soll-Prozesse für das Lehrveranstaltungs- und Prüfungsmanagement an der RUB zu entwickeln. Die erarbeiteten Soll-Prozesse dienen als Grundlage für die vierte und letzte Projektetappe ab 2027: Der Einrichtung des neuen Systems für das Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement.

2026 werden wir zudem projektübergreifend kooperieren, um Maßnahmen umzusetzen, mit denen Abläufe im Studiengangsmanagement optimiert und die Anzahl von Prüfungsordnungen reduziert werden können. Konkret zählt dazu unter anderem die Etablierung standardisierter Prozesse für die Einrichtung, Änderung und Aufhebung von Studiengängen, die Reduktion der Anzahl der Prüfungsordnungen durch das gezielte Anstoßen von Umschreibungen aus alten Prüfungsordnungsversionen, sowie das Ziel, die Musterprüfungsordnung als verbindliche Richtschnur für Änderungen an Prüfungsordnungen zu verankern.

Zu Systemen, Anwendungen und Schnittstellen tritt die Dynamik des Lehr- und Prüfungangebots, denn die laufende Weiterentwicklung der Studiengänge, der Lehre und der Prüfungen sind Anspruch der RUB. Kleinere Studienangebote, virtuelle Mobilität und Micro-Credentials werden an Bedeutung gewinnen. Diese Komplexität und Dynamik muss ein künftiges Campusmanagement effizient und stabil bewältigen können.

Vernetzung und damit Schnittstellen sind auch hier wichtig, sei es das Zusammenwirken mit Digitallehre und ePrüfungen, seien es internationale Beziehungen zu Partnerhochschulen, in Joint Degrees oder zu den Heimat- oder Gasthochschulen von Austauschstudierende.

Die Vorbereitung dieser Projektetappe im Teilprojekt Prozesse, Regelwerke, Organisation (PRO) ist kritisch für den Erfolg. Die intensiven Arbeitsbeziehungen zu den Studiengangsverantwortlichen, den dezentralen Verwaltungseinheiten und zu Studierenden, die dort entstehen, werden auch in der Umsetzung fortgeführt. Zu klären ist unter anderem, wie der Übergang ins neue System strukturiert wird, d.h. ob Studiengänge etappenweise ins neue System wechseln, und wenn ja, welche dies sein werden.

• pro-campusmanagement@ruhr-uni-bochum.de
  
  
• Jennifer Pätsch
• Dr. Sarah Schäfer
• Dr. Veronika Schmideder