§ 4 Pflichten des Veranstalters
(1) Allgemeine Sorgfaltspflichten
Der Veranstalter trägt dafür Sorge, dass die an ihn überlassenen Versammlungsstätten inklusive der darin und darauf befindlichen Einrichtungen pfleglich behandelt und in einem sauberen Zustand gehalten werden. Nach Übergabe sind diese durch den Veranstalter unverzüglich zu prüfen und etwaige Mängel sofort gegenüber der RUB anzuzeigen. Andernfalls gelten diese als vom Veranstalter mangelfrei übernommen. Alle für die Veranstaltung eingebrachten Gegenstände, Aufbauten und Dekorationen sind bis zum vereinbarten Nutzungsende rückstandslos zu entfernen und der ursprüngliche Zustand ist wiederherzustellen.
(2) Auftragsvolumen
Nutzungszeiten, Ausstattungs- und Bestuhlungswünsche müssen spätestens vier Wochen vor Nutzungsbeginn durch den Veranstalter konkretisiert werden. Kommt der Veranstalter dieser Pflicht nicht nach, kann die RUB eine Standardbestuhlung und eine Standardnutzungsdauer für die Planung festsetzen.
Im Falle einer noch realisierbaren Änderung innerhalb von vier Wochen vor Nutzungsbeginn wird der Mehraufwand für die Änderung in Rechnung gestellt. Kurzfristige Minderungen des Auftragsvolumens bzw. der Nutzungsdauer können nur insoweit entgeltverringernd berücksichtigt werden, soweit dies für die Betreiberin ohne Mehrkosten möglich ist.
(3) Verantwortliche Aufsichtsperson
Der Veranstalter hat der Betreiberin spätestens vier Wochen vor Nutzungsbeginn alle erforderlichen Kontaktdaten (Name, E-Mail, Mobilfunknummer) des verantwortlichen Veranstaltungsleiters nach §38 SBauVO, Kapitel 4, 1-4 mitzuteilen. Dieser Veranstaltungsleiter muss über die gesamte Nutzungsdauer anwesend sein, insbesondere so lange sich Gäste oder Hilfspersonen des Veranstalters in den genutzten Versammlungsstätten aufhalten (inkl. Auf-/Abbauzeiten). Die Betreiberin kann die kostenpflichtige Gestellung eigener Aufsichtspersonen der Betreiberin für die Dauer der Nutzung zur Vertragsbedingung erklären, wenn es die Gefährdungsbeurteilung aus Sicht der Betreiberin erforderlich macht.
(4) Veranstaltungssicherheit
Dem Veranstalter obliegt die Verantwortung für den ordnungsgemäßen und störungsfreien Ablauf seiner Veranstaltung. Er hat insbesondere durch geeignete Maßnahmen (beispielsweise Kartenausgabe oder Einlasskontrollen) dafür zu sorgen, dass die bauordnungsrechtlich vorgeschriebene Höchstbesucherzahl nicht überschritten wird. Je nach Gefährdungseinschätzung und Art und Umfang der Veranstaltung (insbesondere bei Großveranstaltungen) ist der Einsatz von Brandsicherheitswachen, Sanitätern und eines Sicherheitsdiensts auf Kosten des Veranstalters erforderlich.
Der Veranstalter verpflichtet sich Fluchtwege und Notausgänge der Versammlungsstätten freizuhalten. Feuermelder, Hydranten und andere Sicherheitseinrichtungen sowie elektrische Verteiler, Schalttafeln, Fernsprechverteiler und Zu- und Abluftöffnungen der Heiz- und Lüftungsanlagen müssen frei zugänglich sein. Der Veranstalter hat der Betreiberin jederzeitigen Zugang zu den Versammlungsstätten zu gewähren.
(5) Brandschutz
Die Verwendung von Feuer (insbesondere Kerzen) sowie auch das Rauchen in den Versammlungsstätten und auf den Verkehrsflächen der RUB ist nicht gestattet. Die Nutzung von Bühnennebel, Pyrotechnik o.ä. in den Versammlungsstätten, die eine Abschaltung der Rauchmelder erforderlich machen, ist rechtzeitig vom Veranstalter anzuzeigen und mit der Feuerwehr und der Betreiberin abzustimmen. Auf die Aushänge in den Foyers zum Verhalten bei Unglücksfällen wird ausdrücklich hingewiesen. Aus brandschutztechnischen Gründen müssen eingebrachte Gegenstände nach den DIN-Vorschriften 4102 schwer entflammbar sein.
(6) Rechte Dritter
Der Veranstalter verpflichtet sich, bei der Durchführung der Veranstaltung Rechte Dritter zu beachten, ggf. notwendige behördliche Genehmigungen einzuholen sowie erforderliche behördliche Anzeigen zu erstatten (z.B. bei der Berücksichtigung der Lärmschutzbestimmungen nach dem Landesimmissionsschutzgesetz). Auch hat er bei der öffentlichen Wiedergabe von Bild- und Tonmaterial (z.B. Filme, Musikstücke) für die Anmeldung und die Entrichtung der Gebühren bei den jeweiligen Verwertungsgesellschaften (z.B. GEMA) Sorge zu tragen.
(7) Veranstaltungscatering
Der Verzehr von eigenen Speisen und Getränken in den Versammlungsstätten ist nicht gestattet; die Nutzung von Flächen für ein Veranstaltungscatering ist gesondert mit der Betreiberin abzustimmen.
(8) Beschilderung
Der Veranstalter darf auf dem gesamten Campus der RUB nur mit ausdrücklicher Genehmigung der Betreiberin für seine Veranstaltung plakatieren bzw. beschildern. Bei unvollständiger Entfernung, unsachgemäßer Anbringung oder bei nicht genehmigter Beschilderung oder Plakatierung ist der Veranstalter zur unverzüglichen Entfernung verpflichtet. Wenn der Veranstalter dem ohne schuldhaftes Zögern nicht nachkommt, wird die Betreiberin die Beschilderung/Plakatierung entfernen und hierfür pro Schild/Plakat eine Vertragsstrafe von 20 EUR erheben.
(9) Anlieferungen/Abholungen für Veranstaltungen
Lieferungen (Post, Pakete, Fracht etc.) dürfen mangels Lagerkapazitäten ausschließlich erst am ersten Nutzungstag direkt an die Versammlungsstätte geliefert werden. Die RUB behält sich vor, Anlieferungen, die im Vorfeld zugestellt werden, abzuweisen.
(10) Befahren des Geländes
Auf dem gesamten befahrbaren Gelände der RUB gilt die Straßenverkehrsordnung StVO. Die maximale Durchfahrtshöhe auf dem Campus beträgt in der Regel 3,50 m für Anlieferungen sowie max. 1,95 m für PKWs (Parkhäuser). Maßgeblich ist jedoch immer die ausgeschilderte Durchfahrtshöhe vor Ort.
(11) Reinigung
Bei besonderer Verschmutzung der Versammlungsstätten, die über das veranstaltungsbedingt übliche Maß hinausgeht, ist die RUB berechtigt, eine zusätzliche Reinigung zu Lasten des Veranstalters vorzunehmen. In den Versammlungsstätten verbliebene Gegenstände werden von der Betreiberin kostenpflichtig entsorgt.
(12) Informationspflichten
Der Veranstalter ist bei Änderungen der im Rahmen der Angebotserstellung zur Verfügung gestellten Informationen zur unverzüglichen Mitteilung an die Betreiberin verpflichtet. Dies betrifft insbesondere Nutzungszeiten, Teilnehmerzahl, Ausstattungs- und Technikbedarf.
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