Häufig gestellte Fragen

Die Absolventendatenbank ist eine webbasierte Anwendung zur Erfassung der Abschlussprüfungen an der Ruhr-Universität Bochum, um diese im Rahmen der Prüfungsstatistik nach dem Hochschulstatistikgesetz für das jeweilige Berichtssemester an das IT.NRW zu übermitteln.

Die Absolventendatenbank führt die an den dezentralen Prüfungsämtern vorliegenden Daten zu den Abschlussprüfungen in einem zentralen System zusammen.

Die Absolventendatenbank dient nicht zur Verwaltung von Prüfungsleistungen, wie es in eCampus der Fall ist.

Die Absolventendatenbank darf ausschließlich von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Prüfungsämter an der Ruhr-Universität Bochum genutzt werden.

Zunächst müssen Sie berechtigte(r) Mitarbeiterin oder Mitarbeiter eines Prüfungsamtes an der Ruhr-Universität Bochum sein. Ist dies der Fall benötigen sie:

• Einen vollständig ausgefüllten und unterschriebenen Antrag für die Nutzung
• Die Bestätigung der Einrichtung per e-mail
• Ihre RUB-LoginID
• 2-Faktor Authentifizierung → Weitere Infos finden Sie hier.

Nach Abschluss der Erfassung von Absolventen für ein Berichtssemester, sind die erfassten Datensätze für 4 Semester nach der Übermittlung an das IT.NRW in der Datenbank gespeichert.

Nach 4 Semestern werden die Absolventen eines abgeschlossenen Berichtssemesters aus der Datenbank gelöscht. In der Absolventendatenbank werden die Daten der erfassten Abschlussprüfungen nicht dauerhaft gespeichert.

Nein, es findet keine automatische Übermittlung der Absolventendaten an die Datenbank der Studierendenverwaltung SOS/POS statt.

Der Studierendenverwaltung steht eine manuelle Exportliste zur Verfügung, um die Daten der Absolventen abzugleichen.

Die Datenquelle für einen Studiengang können Sie über den Menüpunkt Fach/Abschluss im Bereich SYSTEM ändern.

Hierzu wählen Sie über den Bearbeitungsbutton den gewünschten Studiengang aus und als Prüfungsamt können Sie dann im Bearbeitungsfenster die gewünschte Quelle auswählen.

Falls Sie einen benötigten Studiengang nicht finden schicken Sie bitte eine Mail an stadbix@rub.de.

Die Änderung der Datenquelle für einen Studiengang ist möglicherweise erforderlich, wenn Sie z.B. Promotionen melden wollen die bereits immatrikuliert sind und somit in der Studierendendatenbank SOS einen Datensatz haben. In diesem Fall wählen Sie als Quelle Absolventen ohne Prüfungsdaten (SOS) aus und speichern den Datensatz des Studienganges. Erst danach können Sie die Absolventen über die geänderte Datenquelle Absolventen ohne Prüfungsdaten (SOS) melden, mit dem Vorteil dass die Basisdaten zur Person und zum Studiengang bereits eingetragen sind und lediglich die Prüfungsdaten noch ergänzt werden müssen.

Falls Sie auch noch Promotionsabsolventen melden müssen die nicht eingeschrieben sind, so müssen Sie vor deren Erfassung die Datenquelle für den Studiengang wie oben beschrieben auf Absolventen nicht immatrikuliert (nur Promotion) ändern.

Nein, nach Abschluss eines Berichtssemesters und nach dem Stichtag zur Übermittlung der Daten an das IT.NRW können die Datensätze zwar in Listenform angezeigt werden, aber eine nachträgliche Korrektur der Daten ist in der Absolventendatenbank nicht mehr möglich.

Wenn Sie z. B. im Sommersemester einen Absolventen gemeldet haben, wird Ihnen dieser Datensatz im Wintersemester als bereits übermittelt gekennzeichnet angezeigt.

Die Absolventendatenbank speichert die Datensätze von Absolventen für maximal 4 Semester. Eine Bearbeitung dieser Datensätze ist nicht mehr möglich.

Sie können somit nachträglich über einen gesetzten Filter in den Spalten Berichtssemester und Übermittelt sich die Datensätze für ein Berichtssemester anzeigen lassen.

Wenn Sie z. B. sich alle Datensätze vom Wintersemester 2011/12 anzeigen lassen wollen, setzten Sie in der Spalte Berichtsemester den Filter auf "22011" und in der Spalte Übermittelt auf "Ja".

Hier ist die Gesamtsumme der im Rahmen des Studienganges erworbenen und anerkannten ECTS-Punkte einzutragen. Dies beinhaltet sowohl die an der aktuellen Hochschule für den Studiengang erworbenen als auch die an einer früheren Hochschule (im Inland oder Ausland) oder durch berufliche Qualifikation erworbenen ECTS-Punkte, soweit diese für den Studiengang anerkannt werden.

Die Gesamtsumme der im Rahmen des Studienganges erworbenen und anerkannten ECTS-Punkte ist dem Transcript of Records (ToR) zu entnehmen.

Für einen Bachelor und Master Absolventen muss dieses Feld zumindest mit der erforderlichen Mindestpunktzahl für einen erfolgreichen Abschluss gefüllt sein (+ ggf. zusätzliche anerkannte Leistungen).

Zusätzlich zur Gesamtsumme der erworbenen und anerkannten ECTS-Punkte in einem Studiengang müssen die davon anerkannten ECTS-Punkte

• auf Grund außerhalb der Hochschule erworbener beruflicher Qualifikationen
• und die im Ausland erworbenen und anerkannten ECTS-Punkte (hierunter werden nicht nur Auslandsaufenthalte verstanden)

in die dafür vorgesehenen Felder der Absolventendatenbank eingetragen werden.

Hierbei ist zu beachten, dass im Ausland erworbene berufliche Qualifikationen unter dem Feld "Im Ausland erworbene und anerkannte ECTS-Punkte" gemeldet werden sollen.

Unter studienbezogene Auslandsaufenthalte fallen alle temporären Studien- oder Praxisaufenthalte im Ausland die

• während der Einschreibung in den Studiengang, der an der Hochschule in Deutschland abgeschlossen wird, absolviert wurden;
• die physische Überschreitung der nationalen Grenzen erforderlich machte
• vom zuständigen Prüfungsamt für den Studiengang anerkannt wurde.

Hierunter fallen auch anerkannte, studienbezogene Auslandsaufenthalte bei denen KEINE ECTS-Punkte erworben wurden. Unabhängig von den zu meldenden ECTS-Punkten sind hier die drei längsten Auslandsaufenthalte zu melden.

(Quelle: DAAD, 2016)

Zum Hochschulstatistikgesetz und zu der entsprechenden Umsetzung in NRW finden Sie hier auf der Seite vom IT.NRW alle relevanten Definitionsdateien und auch die aktuelle Version des Hochschulstatistikgesetzes.

IT.NRW - Hochschulstatistikgesetz

Die Umsetzung der Neuerungen in der Absolventendatenbank basiert auf den Vorgaben aus den Definitionsdateien des IT.NRW.