Digital Office

Als interdisziplinäres Team bringen wir Kompetenzen aus den Bereichen Changemanagement, Prozessmanagement, Kommunikation sowie Projektmanagement ein und vernetzen die handelnden Akteure der RUB miteinander. Dadurch bieten wir nachhaltige Lösungen für die Aufgabenstellungen des digitalen Wandels – immer auf Basis der übergeordneten strategischen Ziele.

Unsere Themen

In enger Zusammenarbeit mit den Fachverantwortlichen und Organisationseinheiten wirkt das Digital Office sowohl beratend als auch operativ an der Umsetzung konkreter Projekte mit. Unter anderem werden im Digital Office folgende Themen bearbeitet:

Projektmanagement

Zahlreiche Aufgabenstellungen an der RUB werden in Projekten organisiert und durchgeführt. Das Digital Office bietet ein Projektmanagement-Office für Digitalisierungsprojekte im Programm „Digitale RUB“ an. Von den Unterstützungsangeboten im Serviceportal in Bezug auf klassisches und agiles Projektmanagement können alle Beschäftigten profitieren – auch, wenn sie kein Digitalisierungsprojekt betreuen.

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Prozessmanagement

Das Prozessmanagement macht bestehende Geschäftsabläufe mithilfe von Modellen transparent, analysiert sie und identifiziert gegebenenfalls Optimierungspotenziale. Dadurch sollen einerseits die Effektivität und Effizienz gesteigert und andererseits die Zufriedenheit der Mitarbeitenden gefördert werden.

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Organisationsentwicklung & Changemanagement

Die Organisationsentwicklung an der RUB steht für gezielte, zeitlich befristete Veränderungsprojekte, die auf einen kulturellen Wandel abzielen. Gemeinsam mit dem Dezernat für Hochschulentwicklung und Strategie entwickelt das Digital Office mit den verschiedenen Einheiten zusammen Strukturen und Prozesse für neue Formen der Zusammenarbeit, der Kommunikation und des Entscheidens.

Das Team Changemanagement berät und unterstützt bei der Gestaltung von Veränderungsvorhaben und begleitet die Mitarbeitenden und Teams der RUB

• ​bei anstehenden und bereits laufenden Veränderungen
• bei der digitalen Transformation und
• bei der Einführung neuer Formate rund um New Work und agile Methoden

Ihre Ansprechpersonen zum Thema Organisationsentwicklung

Ihre Ansprechpersonen zum Thema Changemanagement

Campusmanagement

Das Team steuert die Erneuerung des Campusmanagements, also der Verwaltungs- und organisatorischen Abläufe für ein Studium. Dazu wird ein neues, integriertes Campusmanagementsystem eingeführt, das Studierende, Lehrende und Verwaltungsangestellte unterstützt.

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Dokumentenmanagement

Das Team kümmert sich darum, ein digitales Dokumentenmanagementsystems an der RUB einzuführen, um einen ortsunabhängigen Zugriff auf die sehr unterschiedlichen Arten von Akten zu ermöglichen.

Es tritt dabei in unmittelbare Verbindung zu Prozessworkflows in den Fachverfahren, wie etwa Campusmanagement und Einfach Einkaufen. Teilprojekte sind unter anderem die Einführung einer eStudierendenakte und eines Sachaktenplans.

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Formularmanagement, digitale Signaturen & Barrierefreiheit

Das Team ist zuständig für die Konzeption, Gestaltung und Umsetzung von Verwaltungsformularen unter besonderer Berücksichtigung der Barrierefreiheit sowie der Zweisprachigkeit (Deutsch/Englisch). Zudem betreut es die Einführung und Nutzung elektronischer Unterschriften, darunter RUBSign und qualifizierte elektronische Signaturen.

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Interne Kommunikation im Serviceportal

Das Serviceportal bietet den Beschäftigten der RUB Zugang zu allen für sie relevanten Informationen und Services. Das Team kümmert sich um die Erstellung, Aktualisierung und Gestaltung der Inhalte im Serviceportal, hält alle Beschäftigten informiert und ist so ein zentrales Instrument der internen Kommunikation an der RUB.

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Fachliche Begleitung in Digitalisierungsfragen

Das Team des Digital Office unterstützt bei klassischen Referierendentätigkeiten für die Kanzlerin oder die Mitglieder des Rektorats zu einer Vielzahl von Querschnittsthemen. Dazu gehören unter anderem:

• die Umsetzung der Anforderungen aus dem E-Government-Gesetz NRW und dem Onlinezugangsgesetz (OZG)
• die Unterstützung für den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Verwaltung,
• die Beratung und Unterstützung bei Software-Angeboten und Beschaffungen
• die Erarbeitung einer Digitalisierungsstrategie und die Mitarbeit an einer neuen IT-Governance für die RUB

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