Zentraler Rechnungseingang

• Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Nur XRechnung und ZUGFeRD sind E-Rechnungen.
• Sie können Ihre XRechnung per E-Mail oder über das Weberfassungsmodul einreichen.
• Die Rechnung muss in beiden Fällen in einem XRechnungsformat erstellt worden sein (XML-Datei). Eine PDF-Rechnung ist keine XRechnung.
• Sie erhalten bei jeder erfolgreich zugestellten Rechnung eine Bestätigung per E-Mail durch das E-Rechnungsportal.
• Wenn Sie keine Bestätigung erhalten, wurde die Rechnung nicht zugestellt.
• Geben Sie immer die Leitweg-ID der Ruhr-Universität Bochum an:
  
  
  • 05911-06001-11
    
    
• Ohne die Leitweg-ID kann die Rechnung nicht zugestellt werden.
• Muss eine bereits übermittelte Rechnung korrigiert oder storniert werden, kennzeichnen Sie dies bitte als Rechnungskorrektur, nicht als Gutschrift, um Verzögerungen zu vermeiden.
  

Achten Sie bitte außerdem darauf, die XRechnungsfelder korrekt zu befüllen:

• Pro Feld darf nur eine Eingabe gemacht werden.
• Als Rechnungsempfänger geben Sie bitte nur die Anschrift der Ruhr-Universität an.
• Als Lieferanschrift kann dann auch die Organisationseinheit (zum Beispiel der Lehrstuhl) angegeben werden.
• Als Kontakt muss der Besteller angegeben werden.
• Als Bestellnummer muss die bereitgestellte BVG-Nummer angegeben werden. Bitte lassen Sie das Feld Kreditorennummer leer.

Merkblatt E-Rechnung (PDF)

• Per E-Mail direkt an rechnung@rub.de
  Bitte senden Sie keine E-Mails an persönliche- oder Funktionsmail-Adressen.
• Ein Dokument pro E-Mail: Jede E-Mail darf nur eine Rechnung als Anhang enthalten.
• Nur Rechnungen: Bitte senden Sie keine Lieferscheine, Angebote oder sonstige Dokumente an diese Adresse.
• Mindestangaben auf der Rechnung: Jede Rechnung muss die BVG-Nummer und den Namen des Bestellers enthalten.
• Keine rechnungsrelevanten Daten im Text der E-Mail: Wir archivieren nur die PDF-Dokumente und können daher auch nur Informationen aus diesen berücksichtigen.
• Wichtig: Rechnungen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, können von unserem System nicht verarbeitet werden und werden automatisch abgelehnt. Dies kann zu Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung führen.

Merkblatt PDF-Rechnung (PDF)

• Es ist nicht vorgesehen, dass Papierrechnungen eingereicht werden. In begründeten Ausnahmefällen werden Papierrechnungen nach vorheriger Absprache akzeptiert.
• Die mitgeteilte BVG-Nummer und der Name des Bestellers sind verpflichtend auf der ersten Seite der Rechnung aufzuführen.
• Im Adressfeld muss zwingend der Zusatz „Zentraler Rechnungseingang“ aufgeführt werden.