- Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Nur XRechnung und ZUGFeRD sind E-Rechnungen.
- Die Rechnung muss immer in einem XRechnungsformat erstellt worden sein (XML-Datei). Eine PDF-Rechnung ist keine XRechnung.
- Für ZUGFeRD ist zwingend das Profil XRECHNUNG zu nutzen, damit sich eine gesonderte XML-Datei erzeugt. ZUGFeRD-Rechnungen im PDF-Format mit integrierter XML-Datei (z.B. Profil EN-16931 oder EXTENDED) kann das Landesportal NICHT weiterverarbeiten.
- Sie können Ihre XRechnung per Direktversand (E-Mail an eingang@erechnung.nrw), via Peppol (ParticipantID 0204:05-NRW-83) oder über das Weberfassungsmodul einreichen. Für Peppol bitte dringend die Anleitung für Ihre IT berücksichtigen (siehe unten).
- Sie erhalten bei jeder im XML-Format eingereichten Rechnung eine automatische Rückmeldung vom E-Rechnungsportal. Entweder eine positive Bestätigung oder eine Fehlerbenachrichtigung.
- Geben Sie im Feld BT-10 immer die Leitweg-ID der Ruhr-Universität Bochum an:
- 05911-06001-11
- 05911-06001-11
- Ohne die Leitweg-ID kann die Rechnung nicht zugestellt werden. Bei Peppol reicht die ParticipantID nicht aus, die LeitwegID ist zusätzlich anzugeben!
- Muss eine bereits übermittelte Rechnung korrigiert oder storniert werden, kennzeichnen Sie dies bitte als Rechnungskorrektur, nicht als Gutschrift, um Verzögerungen zu vermeiden.
- Rechnungsanhänge, wie Stundenzettel etc. müssen in die XML-Datei integriert werden. Nutzen Sie hierfür die entsprechende Funktion in Ihrer Buchhaltungssoftware (bei Fragen wenden Sie sich ggf. an Ihre IT oder IT-Dienstleister). Alternativ können Sie das Weberfassungsmodul verwenden.
- Sowohl für das Weberfassungsmodul als auch für den Direktversand gelten die Nutzungsbedingungen des Landesportals. Informieren Sie sich im Vorfeld sorgfältig.
- Um im Vorfeld zu prüfen, ob Ihre Rechnung angenommen wird, können Sie einen KOSIT-Validator verwenden.
Achten Sie bitte außerdem darauf, die XRechnungsfelder korrekt zu befüllen:
- In BT-10 Käuferreferenz (Buyer reference) muss die LeitwegID stehen: 05911-06001-11
- Pro Feld darf nur eine Eingabe gemacht werden.
- Als Rechnungsempfänger geben Sie bitte nur die Anschrift der Ruhr-Universität an.
- Als Lieferanschrift kann dann auch die Organisationseinheit (zum Beispiel der Lehrstuhl) angegeben werden.
- Als Kontakt muss der Besteller angegeben werden.
- Als Bestellnummer muss die bereitgestellte BVG-Nummer angegeben werden (sofern vorhanden). Bitte lassen Sie das Feld Kreditorennummer leer.
