Zentraler Rechnungseingang

• Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Nur XRechnung und ZUGFeRD sind E-Rechnungen.
• Die Rechnung muss in beiden Fällen in einem XRechnungsformat erstellt worden sein (XML-Datei). Eine PDF-Rechnung ist keine XRechnung.
• Für ZUGFeRD ist zwingend das Profil XRechnung zu nutzen, damit sich eine XML-Datei erzeugt. ZUGFeRD-Rechnungen im PDF-Format mit integrierter XML-Datei (z.B. Profil EN-16931, ehemals Comfort) kann das Landesportal NICHT weiterverarbeiten. In dem Fall ist das Profil umzustellen oder der Rechnungseingangsweg für PDF-Rechnungen zu nutzen.
• Sie können Ihre XRechnung per Direktversand (E-Mail an eingang@erechnung.nrw) oder über das Weberfassungsmodul einreichen.
• Sie erhalten bei jeder erfolgreich zugestellten Rechnung zwei Bestätigung per E-Mail durch das E-Rechnungsportal.
• Wenn Sie nur eine Bestätigung erhalten, wurde die Rechnung nicht zugestellt.
• Geben Sie immer die Leitweg-ID der Ruhr-Universität Bochum an:
  
  
  • 05911-06001-11
    
    
• Ohne die Leitweg-ID kann die Rechnung nicht zugestellt werden.
• Muss eine bereits übermittelte Rechnung korrigiert oder storniert werden, kennzeichnen Sie dies bitte als Rechnungskorrektur, nicht als Gutschrift, um Verzögerungen zu vermeiden.
• Rechnungsanhänge, wie Stundenzettel etc. müssen in die XML-Datei integriert werden. Nutzen Sie hierfür die entsprechende Funktion in Ihrer Buchhaltungssoftware (bei Fragen wenden Sie sich ggf. an Ihre IT oder IT-Dienstleister). Alternativ können Sie das Weberfassungsmodul verwenden.
• Sowohl für das Weberfassungsmodul als auch für den Direktversand gelten die Nutzungsbedingungen des Landesportals. Informieren Sie sich im Vorfeld sorgfältig.
  

Achten Sie bitte außerdem darauf, die XRechnungsfelder korrekt zu befüllen:

• Pro Feld darf nur eine Eingabe gemacht werden.
• Als Rechnungsempfänger geben Sie bitte nur die Anschrift der Ruhr-Universität an.
• Als Lieferanschrift kann dann auch die Organisationseinheit (zum Beispiel der Lehrstuhl) angegeben werden.
• Als Kontakt muss der Besteller angegeben werden.
• Als Bestellnummer muss die bereitgestellte BVG-Nummer angegeben werden (sofern vorhanden). Bitte lassen Sie das Feld Kreditorennummer leer.

Download: Merkblatt E-Rechnung

• Per E-Mail direkt an rechnung@ruhr-uni-bochum.de
  Bitte senden Sie keine E-Mails an persönliche- oder Funktionsmail-Adressen.
• Ein Dokument pro E-Mail: Jede E-Mail darf nur eine Rechnung als Anhang enthalten.
• Nur Rechnungen: Bitte senden Sie keine Lieferscheine, Angebote oder sonstige Dokumente an diese Adresse.
• Mindestangaben auf der Rechnung: Jede Rechnung muss die BVG-Nummer und den Namen des Bestellers enthalten.
• Keine rechnungsrelevanten Daten im Text der E-Mail: Wir archivieren nur die PDF-Dokumente und können daher auch nur Informationen aus diesen berücksichtigen.
• Wichtig: Rechnungen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, können von unserem System nicht verarbeitet werden und werden automatisch abgelehnt. Dies kann zu Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung führen.

Download: Merkblatt PDF-Rechnung

• Wir bevorzugen Rechnungen im Format XRechnung/ZUGFeRD oder als PDF-Rechnung. Papierrechnungen stellen eine dringend zu vermeidende Ausnahme dar.
• Die mitgeteilte BVG-Nummer und der Name des Bestellers sind verpflichtend auf der ersten Seite der Rechnung aufzuführen.
• Im Adressfeld muss zwingend der Zusatz „Zentraler Rechnungseingang“ aufgeführt werden.
• Rechnungsadresse der Ruhr-Universität:
  Ruhr-Universität Bochum
  Zentraler Rechnungseingang
  Postfach 10 20 20
  44720 Bochum
• Bitte senden Sie keine anderen Dokumente, Briefe, Werbung oder Waren an diese Anschrift.

• E-Mail-Adresse: Bitte senden Sie Mahnungen ausschließlich an mahnung@ruhr-uni-bochum.de. Senden Sie Mahnungen nicht an persönliche E-Mail-Postfächer von Mitarbeitenden der Ruhr-Universität Bochum.
• Rechnungskopie: Für eine zügige Bearbeitung fügen Sie der Mahnung bitte eine Rechnungskopie bei.
• BVG (Bestellvorgangsnummer) und Name der bestellenden Person:
  Diese Angaben sind für unsere interne Zuordnung unbedingt erforderlich. Die alleinige Angabe einer Kundennummer reicht leider nicht aus. Fehlende Informationen führen zu Verzögerungen in der Bearbeitung. Hinweis: Die bestellende Person ist angewiesen, die entsprechende BVG-Nummer bei jeder Bestellung anzugeben.
• Postversand vermeiden: Bitte sehen Sie künftig vom Versand von Mahnungen per Post ab.