Zentraler Rechnungseingang

• Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Nur XRechnung und ZUGFeRD sind E-Rechnungen.
• Die Rechnung muss in beiden Fällen in einem XRechnungsformat erstellt worden sein (XML-Datei). Eine PDF-Rechnung ist keine XRechnung.
• Für ZUGFeRD ist zwingend das Profil XRechnung zu nutzen, damit sich eine XML-Datei erzeugt. ZUGFeRD-Rechnungen im PDF-Format mit integrierter XML-Datei (z.B. Profil EN-16931, ehemals Comfort) kann das Landesportal NICHT weiterverarbeiten. In dem Fall ist das Profil umzustellen oder der Rechnungseingangsweg für PDF-Rechnungen zu nutzen.
• Sie können Ihre XRechnung per E-Mail oder über das Weberfassungsmodul einreichen.
• Sie erhalten bei jeder erfolgreich zugestellten Rechnung zwei Bestätigung per E-Mail durch das E-Rechnungsportal.
• Wenn Sie nur eine Bestätigung erhalten, wurde die Rechnung nicht zugestellt.
• Geben Sie immer die Leitweg-ID der Ruhr-Universität Bochum an:
  
  
  • 05911-06001-11
    
    
• Ohne die Leitweg-ID kann die Rechnung nicht zugestellt werden.
• Muss eine bereits übermittelte Rechnung korrigiert oder storniert werden, kennzeichnen Sie dies bitte als Rechnungskorrektur, nicht als Gutschrift, um Verzögerungen zu vermeiden.
  

Achten Sie bitte außerdem darauf, die XRechnungsfelder korrekt zu befüllen:

• Pro Feld darf nur eine Eingabe gemacht werden.
• Als Rechnungsempfänger geben Sie bitte nur die Anschrift der Ruhr-Universität an.
• Als Lieferanschrift kann dann auch die Organisationseinheit (zum Beispiel der Lehrstuhl) angegeben werden.
• Als Kontakt muss der Besteller angegeben werden.
• Als Bestellnummer muss die bereitgestellte BVG-Nummer angegeben werden (sofern vorhanden). Bitte lassen Sie das Feld Kreditorennummer leer.

Download: Merkblatt E-Rechnung

• Per E-Mail direkt an rechnung@ruhr-uni-bochum.de
  Bitte senden Sie keine E-Mails an persönliche- oder Funktionsmail-Adressen.
• Ein Dokument pro E-Mail: Jede E-Mail darf nur eine Rechnung als Anhang enthalten.
• Nur Rechnungen: Bitte senden Sie keine Lieferscheine, Angebote oder sonstige Dokumente an diese Adresse.
• Mindestangaben auf der Rechnung: Jede Rechnung muss die BVG-Nummer und den Namen des Bestellers enthalten.
• Keine rechnungsrelevanten Daten im Text der E-Mail: Wir archivieren nur die PDF-Dokumente und können daher auch nur Informationen aus diesen berücksichtigen.
• Wichtig: Rechnungen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, können von unserem System nicht verarbeitet werden und werden automatisch abgelehnt. Dies kann zu Verzögerungen in der Zahlungsabwicklung führen.

Download: Merkblatt PDF-Rechnung

• Wir bevorzugen Rechnungen im Format XRechnung/ZUGFeRD oder als PDF-Rechnung. Papierrechnungen stellen eine dringend zu vermeidende Ausnahme dar.
• Die mitgeteilte BVG-Nummer und der Name des Bestellers sind verpflichtend auf der ersten Seite der Rechnung aufzuführen.
• Im Adressfeld muss zwingend der Zusatz „Zentraler Rechnungseingang“ aufgeführt werden.
• Rechnungsadresse der Ruhr-Universität:
  Ruhr-Universität Bochum
  Zentraler Rechnungseingang
  Postfach 10 20 20
  44720 Bochum
• Bitte senden Sie keine anderen Dokumente, Briefe, Werbung oder Waren an diese Anschrift.

• E-Mail-Adresse: Bitte senden Sie Mahnungen ausschließlich an mahnung@ruhr-uni-bochum.de. Senden Sie Mahnungen nicht an persönliche E-Mail-Postfächer von Mitarbeitenden der Ruhr-Universität Bochum.
• Rechnungskopie: Für eine zügige Bearbeitung fügen Sie der Mahnung bitte eine Rechnungskopie bei.
• BVG (Bestellvorgangsnummer) und Name der bestellenden Person:
  Diese Angaben sind für unsere interne Zuordnung unbedingt erforderlich. Die alleinige Angabe einer Kundennummer reicht leider nicht aus. Fehlende Informationen führen zu Verzögerungen in der Bearbeitung. Hinweis: Die bestellende Person ist angewiesen, die entsprechende BVG-Nummer bei jeder Bestellung anzugeben.
• Postversand vermeiden: Bitte sehen Sie künftig vom Versand von Mahnungen per Post ab.