Interne Serviceleistungen des Universitätsarchivs

AKTENFÜHRUNG

Aktenführung, auch Schriftgutverwaltung genannt, ist ein zentraler Bestandteil der Verwaltung. Aufgrund unterschiedlicher Entwicklungen, die vor allem durch die Veränderungen im Berufsbild der Verwaltungsangestellten und der vielzahl technologischer Entwicklungen geprägt ist, gelten in der Realität andere Ansprüche an die Aktenführung, als noch zur Gründungszeit der Ruhr-Universität mit Schreibmaschine, postalischer Korrespondenz und Registratur. Auch wenn sich die gegenwärtige Situation so sehr von diesem Bild zu unterscheiden scheint, gelten heute jedoch ähnliche und bisweilen dieselben Vorschriften – sowohl im digitalen als auch im analogen Raum.

Das Landesarchiv NRW stellt sehr gute, kurze Erklärungsvideos zu relevanten Themen zur Verfügung:

• Welche Unterlagen kommen in die Akte?
• Z. D. A. = Zu den Akten
• Datenschutz und Löschvorgaben – darf das in die Akte?
• Kurzvideo Datenschutz

AUFBEWAHRUNG

Aufbewahrung meint die temporäre Verwahrung von Akten, Unterlagen und anderer Informationen bei der (akten-)führenden Stelle , die klassischerweise mit dem sog. Aktenschluss beginnt, und nicht mit dem eigentlichen Prozess der Archivierung gleichzusetzen ist: Aufbewahrung ≠ Archivierung.

Mit dem Moment andem die jeweiligen Vorgänge in Ihrer Einrichtung im Sinne der gültigen Geschäftsordnung beendet bzw. Akten geschlossen werden, müssen sämtliche Unterlagen – ganz gleich ob analog oder digital – zunächst von Ihnen, der aktenführenden Stelle, vor Ort aufbewahrt werden, bevor die Folgeschritte zur Aussonderung und Archivierung bzw. Vernichtung erfolgen.

Denn bedenken Sie: Die in der Verwaltung der RUB entstehenden Unterlagen sind Eigentum der Universität! Dies betrifft alle Teile der Universität wie Verwaltung, Einrichtungen, Fakultäten, Institute, Lehrstühle etc. Die Vernichtung von Akten, Dokumenten und anderen medialen Werken darf ausschließlich unter Wahrung der universitätsinternen und gesetzlichen Vorgaben, die auf dieser Seite erläutert werden, erfolgen.

Die Aufbewahrung gewährt zunächst, dass der Zugang zu den bereits geschlossenen Akten bei Bedarf vor Ort möglich bleibt.

Je nach Akten- und Dokumenttyp bestehen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, die im Einzelnen durch die aktuelle Richtlinie (2022) der Kanzlerin und des Rektors geregelt sind. Da die Richtlinie nicht alle auf dem Campus existierenden Formate abdecken kann, wenden Sie sich im Zweifel über die jeweils gültige Aufbewahrungsfrist gern direkt an das Universitätsarchiv. In Absprache mit Ihnen klären wir, welche Unterlagen für wie lange aufzubewahren sind.

Sind die für Ihre Akten zutreffenden Aufbewahrungsfristen kurz davor abzulaufen oder bereits abgelaufen, beginnt der Prozess der Aussonderung bzw. Anbietung (s. nächstes Thema).

Weiterhin gilt hier: Archivgesetz Nordrhein-Westfalen

Sind die für Ihre Akten zutreffenden Aufbewahrungsfristen kurz davor abzulaufen oder bereits abgelaufen, beginnt der Prozess der Aussonderung bzw. Anbietung.

Aussonderung

Im Prozess der Aussonderung wird nach Ablauf der Fristen im Einzelfall entschieden, ob eine Akte dem Universitätsarchiv angeboten werden muss oder vernichtet werden kann. Die Tabelle im Anhang der Richtlinie legt dies bereits für viele Unterlagentypen fest (A = Anbietungspflicht, K = Kassation/Vernichtung). Da die Zuordnung der Akten(-ordner) erfahrungsgemäß nicht derart eindeutig zu erkennen ist, wie in der Richtlinie aufgeführt, empfehlen wir ausnahmslos:

Nehmen Sie Kontakt mit dem Universitätsarchiv auf, wenn Sie absehen können, dass die Aufbewahrungsfrist Ihrer Akten dem Ende zugeht. Unser größtes Anliegen ist es, den Verlust wichtiger Dokumente zu vermeiden.

Im Rahmen einer Sichtung (je nach Komplexität vor Ort bei Ihnen oder telefonisch), schauen wir uns gemeinsam mit Ihnen die aufbewahrten Akten an, klären, ob alle Fristen eingehalten wurden, und entscheiden im Sinne der Aussonderung, welche Akten vom Universitätsarchiv übernommen werden und welche letztlich datenschutzkonform vernichtet werden können (s. u.).

Dabei gilt: Falls nicht bereits in der Richtlinie bestimmt, trifft das Universitätsarchiv stets die finale Entscheidung über die Vernichtung.

Anbietung:

Wurde geklärt, welche Akten vom Universitätsarchiv übernommen werden, ist Ihnen zunächst die Abgabeliste (s. Richtlinie) auszufüllen und dem Universitätsarchiv zu übermitteln:

Abgabeliste (PDF)

Abgabeliste (Word-Dokument)

Die Abgabeliste enthält neben Kontaktdaten und einer Kurzbeschreibung der geplanten Abgabe eine tabellarische Aufllistung der (analogen und digitalen) Akten/Aktenordner/Ordner mit Angaben zu:

• Inhalt (z. B. die Rückenbeschriftung eines Aktenordners, Ordnername, ggf. Aktenzeichen)
• Laufzeit (Jahreszahlen des ältesten und des jüngsten Dokuments) und
• Format

Im Anschluss an den Prozess der Abgabe und Übernahme stellt das Universitätsarchiv in jedem Fall eine Übernahmeliste zur Verfügung, die unsere Akzessionsnummer und die (Übernahme-)Nummer der übernommenen Akten enthält, sodass jederzeit der Verbleib Ihrer Unterlagen nachvollziehbar bleibt.

Übernahme:

Bei kleineren Abgaben holen Archivmitarbeitende die Akten bei Ihnen ab; bei größeren Beständen muss von der abgebenden Stelle der Umzugsdienst in Anspruch genommen werden. Eine regelmäßige Aussonderung lohnt sich daher und kann zügig und kurzerhand durch das Archiv angeboten werden.

Vernichtung:

Nach der Freigabe zur Vernichtung der gesichteten Akten durch das Universitätsarchiv können diese sachgerecht von Ihnen entsorgt werden. Bedenken Sie, dass Akten, die personenbezogene oder vertrauliche Informationen enthalten, entsprechend sicher entsorgt werden müssen. Alle weiteren Infos zur sachgerechten Entsorgung und Vernichtung entnehmen Sie der Seite der Stabsstelle für Informationssicherheit.

Bei größeren Mengen zu vernichtender Akten finden Sie auf der Website des Sachgebiets Entsorgung der Stabsstelle Arbeitssicherheit und Umweltschutz alle Informationen bspw. über die Bereitstellung und Abholung von Sicherheitsbehältern (240 und 450 l).

Übernommene Akten werden von uns erfasst, verzeichnet und gesichert aufbewahrt.

Während der Erfassung und Verzeichnung erhalten die Akten zunächst möglichst umfassende und aussagekräftige Titel mit Hinweisen auf interessante Details. Im Zuge dieser Arbeiten entsteht das entsprechend ausführliche Bestandsverzeichnis (‚Findbuch‘), von dem die abgebende Stelle auf Wunsch ein Exemplar erhält. Im Bestandsverzeichnis werden zudem die entsprechenden Sperrfristen der Akten aufgeführt, falls diese beispielsweise personenbezogene Daten enthalten. Alle Akten haben automatisch eine Sperrfrist von mind. 30 Jahren (nach Aktenschluss). Schließlich erfolgt die konservatorische Behandlung, unter anderem die Umbettung und Umlagerung der Akten, unter Beibehaltung der ursprünglichen inneren Ordnung des Vorgangs, in alterungsbeständige Archivmappen.

Ungeachtet der Sperrfristen stehen für Sie als abgebende Stelle die Unterlagen unbeschränkt zur Verfügung, ggf. auch als zeitlich befristete ‚Rücknahme‘, wenn dienstliche Gründe dieses erforderlich machen.

Sie sind Sie uns als Benutzer*innen willkommen und wir stehen – sei es im dienstlichen Zusammenhang oder bei sonstigem Forschungsinteresse – für Auskünfte zur Universitätsgeschichte, für die Bereitstellung von Unterlagen zur Einsichtnahme in unserem Lesesaal sowie für Führungen und Seminare im Kontext unseres Archiv gern zur Verfügung.

Weitere Informationen zu den Themen im RUB-internen Serviceportal:

• Assistent zur Aktenabgabe und -aussonderung

Zum Assistenten

Bitte beachten: Das Serviceportal steht nur Beschäftigten der RUB innerhalb des Campusnetzwerks zur Verfügung.