AKTENFÜHRUNG
+++ Folgt in Kürze +++
AUFBEWAHRUNG
Aufbewahrung meint die temporäre Verwahrung von Akten, Unterlagen und anderer Informationen bei der (akten-)führenden Stelle , die klassischerweise mit dem sog. Aktenschluss beginnt, und nicht mit dem eigentlichen Prozess der Archivierung gleichzusetzen ist: Aufbewahrung ≠ Archivierung.
Mit dem Moment andem die jeweiligen Vorgänge in Ihrer Einrichtung im Sinne der gültigen Geschäftsordnung beendet bzw. Akten geschlossen werden, müssen sämtliche Unterlagen – ganz gleich ob analog oder digital – zunächst von Ihnen, der aktenführenden Stelle, vor Ort aufbewahrt werden, bevor die Folgeschritte zur Aussonderung und Archivierung bzw. Vernichtung erfolgen.
Denn bedenken Sie: Die in der Verwaltung der RUB entstehenden Unterlagen sind Eigentum der Universität! Dies betrifft alle Teile der Universität wie Verwaltung, Einrichtungen, Fakultäten, Institute, Lehrstühle etc. Die Vernichtung von Akten, Dokumenten und anderen medialen Werken darf ausschließlich unter Wahrung der universitätsinternen und gesetzlichen Vorgaben, die auf dieser Seite erläutert werden, erfolgen.
Die Aufbewahrung gewährt zunächst, dass der Zugang zu den bereits geschlossenen Akten bei Bedarf vor Ort möglich bleibt.
Je nach Akten- und Dokumenttyp bestehen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, die im Einzelnen durch die aktuelle Richtlinie (2022) der Kanzlerin und des Rektors geregelt sind. Da die Richtlinie nicht alle auf dem Campus existierenden Formate abdecken kann, wenden Sie sich im Zweifel über die jeweils gültige Aufbewahrungsfrist gern direkt an das Universitätsarchiv. In Absprache mit Ihnen klären wir, welche Unterlagen für wie lange aufzubewahren sind.
Sind die für Ihre Akten zutreffenden Aufbewahrungsfristen kurz davor abzulaufen oder bereits abgelaufen, beginnt der Prozess der Aussonderung (s. nächstes Thema). Bevor die Aussonderung beginnt, gilt zuvor jedoch ausnahmslos:
Wenn Sie absehen können, dass die Aufbewahrungsfrist Ihrer Akten dem Ende zugeht, muss Kontakt mit dem Universitätsarchiv aufgenommen werden. Der Prozess der Aussonderung wird stets von dem Universitätsarchiv begleitet.
Im Rahmen einer Sichtung (je nach Komplexität vor Ort bei Ihnen oder telefonisch), schauen wir uns gemeinsam mit Ihnen die aufbewahrten Akten an, klären, ob alle Fristen eingehalten wurden, und entscheiden im Sinne der Aussonderung, welche Akten vom Universitätsarchiv übernommen werden und welche letztlich vernichtet werden können. Die finale Entscheidung über die Vernichtung trifft das Universitätsarchiv.
Weiterhin gilt hier: Archivgesetz Nordrhein-Westfalen
