Interne Serviceleistungen des Universitätsarchivs

Neben der klassischen Archivtätigkeit bietet das Universitätsarchiv diverse RUB-interne Services an, denn um die vollständige Sicherung der historischen Überlieferung der RUB zu wahren, sind alle Mitglieder der RUB dazu aufgerufen – und zugleich gesetzlich verpflichtet (s. Archivgesetz NRW) – Akten und andere mediale Werke aus ihrem Bereich nach der jeweiligen Aufbewahrungsfrist dem Universitätsarchiv zur Übernahme anzubieten. Dies betrifft alle Teile der Universität wie Verwaltung, Einrichtungen, Fakultäten, Institute und Lehrstühle.

Im Umkehrschluss bedeutet das für Sie als abgebende Stelle: Damit Sie weder in der Menge alter Akten versinken müssen, noch diese unzulässigerweise eigenständig entsorgen oder vernichten, steht Ihnen das Universitätsarchiv offen und kooperativ bei dem Prozess der Übernahme zur Seite. Wir unterstützen Sie durch Beratungen im Vorfeld, bei der Aussonderung und organisieren gemeinsam mit Ihnen den Transport zu uns ins Archiv. Auch nach der Verzeichnung und Archivierung im Universitätsarchiv gilt: Sie können Ihre abgegebenen Dokumente auch nach der Übernahme auf Wunsch jederzeit bei uns einsehen. Gleichzeitig wird der Zugriff auf die Akten durch Dritte durch gesetzliche Sperrfristen reguliert.

Services kurzgefasst:

Beratung zur Aktenführung- und aufbewahrung

Wir beraten hinsichtlich Aktenführung und -aufbewahrung.

Nachdem die jeweiligen Vorgänge in Ihrer Einrichtung im Sinne der gültigen Geschäftsordnung geschlossen werden, müssen sämtliche Akten zunächst von Ihnen aufbewahrt werden. Hier bestehen unterschiedliche Fristen, die im Einzelnen durch die aktuelle Richtlinie (2022) der Kanzlerin und des Rektors geregelt sind. Vor und nach Ablauf dieser Fristen gilt ausnahmslos: Vor einer Aussonderung, bzw. gar Vernichtung von Akten, muss Kontakt mit dem Universitätsarchiv aufgenommen werden. In Absprache mit Ihnen muss zunächst entschieden werden, welche Unterlagen für wie lange aufzubewahren sind und welche letztlich vernichtet werden können. Die finale Entscheidung über die Vernichtung trifft das Universitätsarchiv.

Weiterhin gilt hier: Archivgesetz Nordrhein-Westfalen

Aussonderung, Abgabe und Übernahme von Akten

Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen erfolgt die Entscheidung des Universitätsarchivs über die Aussonderung oder Abgabe der Akten.

Vorbereitung der Abgabe:

Zur Vorbereitung der weiteren Schritte ist die Anfertigung einer Liste über die abzugebenden Akten empfehlenswert, welche

die laufende Nummer der Akte,
einen Kurztitel (z. B. die Rückenbeschriftung),
die Laufzeit (Jahre des ältesten und des jüngsten Schriftstücks) und
ggf. Ihr Aktenzeichen

enthält. Eine solche Liste ist zum einen dienlich bei der Sichtung der Akten, zum anderen Grundlage zur Anfertigung einer Übergabeliste an das Universitätsarchiv. Das Universitätsarchiv stellt in jedem Fall nach Sichtung und Abgabe/Abtransport eine Übernahmeliste zur Verfügung, die unsere Akzessionsnummer und die (Übernahme-)Nummer einer jeden Verzeichnungseinheit enthält, sodass jederzeit der Verbleib oder die Vernichtung der Unterlagen nachvollziehbar bleibt.

Übernahme:

Bei kleineren Abgaben holen Archivmitarbeitende die Akten bei Ihnen ab; bei größeren Beständen muss von der abgebenden Stelle der Umzugsdienst in Anspruch genommen werden. Eine regelmäßige Aussonderung lohnt sich daher und kann zügig und kurzerhand durch das Archiv angeboten werden.

Vernichtung:

Nach der Freigabe zur Vernichtung der gesichteten Akten durch das Universitätsarchiv können diese sachgerecht von Ihnen entsorgt werden. Bedenken Sie, dass Akten, die personenbezogene oder vertrauliche Informationen enthalten, entsprechend sicher entsorgt werden müssen. Alle weiteren Infos zur sachgerechten Entsorgung und Vernichtung entnehmen Sie der Seite der Stabsstelle für Informationssicherheit.

Bei größeren Mengen zu vernichtender Akten finden Sie auf der Website des Sachgebiets Entsorgung der Stabsstelle Arbeitssicherheit und Umweltschutz alle Informationen bspw. über die Bereitstellung und Abholung von Sicherheitsbehältern (240 und 450 l).

Aufbereitung der Akten im Universitätsarchiv

Übernommene Akten werden von uns erfasst, verzeichnet und gesichert aufbewahrt.

Während der Erfassung und Verzeichnung erhalten die Akten zunächst möglichst umfassende und aussagekräftige Titel mit Hinweisen auf interessante Details. Im Zuge dieser Arbeiten entsteht das entsprechend ausführliche Bestandsverzeichnis (‚Findbuch‘), von dem die abgebende Stelle auf Wunsch ein Exemplar erhält. Im Bestandsverzeichnis werden zudem die entsprechenden Sperrfristen der Akten aufgeführt, falls diese beispielsweise personenbezogene Daten enthalten. Alle Akten haben automatisch eine Sperrfrist von mind. 30 Jahren (nach Aktenschluss). Schließlich erfolgt die konservatorische Behandlung, unter anderem die Umbettung und Umlagerung der Akten, unter Beibehaltung der ursprünglichen inneren Ordnung des Vorgangs, in alterungsbeständige Archivmappen.

Ungeachtet der Sperrfristen stehen für Sie als abgebende Stelle die Unterlagen unbeschränkt zur Verfügung, ggf. auch als zeitlich befristete ‚Rücknahme‘, wenn dienstliche Gründe dieses erforderlich machen.

Auskünfte und Vermittlung

Sie sind Sie uns als Benutzer*innen willkommen und wir stehen – sei es im dienstlichen Zusammenhang oder bei sonstigem Forschungsinteresse – für Auskünfte zur Universitätsgeschichte, für die Bereitstellung von Unterlagen zur Einsichtnahme in unserem Lesesaal sowie für Führungen und Seminare im Kontext unseres Archiv gern zur Verfügung.