Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen erfolgt die Entscheidung des Universitätsarchivs über die Aussonderung oder Abgabe der Akten.
Vorbereitung der Abgabe:
Zur Vorbereitung der weiteren Schritte ist die Anfertigung einer Liste über die abzugebenden Akten empfehlenswert, welche
- die laufende Nummer der Akte,
- einen Kurztitel (z. B. die Rückenbeschriftung),
- die Laufzeit (Jahre des ältesten und des jüngsten Schriftstücks) und
- ggf. Ihr Aktenzeichen
enthält. Eine solche Liste ist zum einen dienlich bei der Sichtung der Akten, zum anderen Grundlage zur Anfertigung einer Übergabeliste an das Universitätsarchiv. Das Universitätsarchiv stellt in jedem Fall nach Sichtung und Abgabe/Abtransport eine Übernahmeliste zur Verfügung, die unsere Akzessionsnummer und die (Übernahme-)Nummer einer jeden Verzeichnungseinheit enthält, sodass jederzeit der Verbleib oder die Vernichtung der Unterlagen nachvollziehbar bleibt.
Übernahme:
Bei kleineren Abgaben holen Archivmitarbeitende die Akten bei Ihnen ab; bei größeren Beständen muss von der abgebenden Stelle der Umzugsdienst in Anspruch genommen werden. Eine regelmäßige Aussonderung lohnt sich daher und kann zügig und kurzerhand durch das Archiv angeboten werden.
Vernichtung:
Nach der Freigabe zur Vernichtung der gesichteten Akten durch das Universitätsarchiv können diese sachgerecht von Ihnen entsorgt werden. Bedenken Sie, dass Akten, die personenbezogene oder vertrauliche Informationen enthalten, entsprechend sicher entsorgt werden müssen. Alle weiteren Infos zur sachgerechten Entsorgung und Vernichtung entnehmen Sie der Seite der Stabsstelle für Informationssicherheit.
Bei größeren Mengen zu vernichtender Akten finden Sie auf der Website des Sachgebiets Entsorgung der Stabsstelle Arbeitssicherheit und Umweltschutz alle Informationen bspw. über die Bereitstellung und Abholung von Sicherheitsbehältern (240 und 450 l).